Крупные компании в Казахстане страдают от неконтролируемого расхода топлива, неожиданных дорогостоящих ремонтов и неэффективного управления. Но в ближайшие годы все изменится: масштабная цифровая трансформация радикально изменит подход к управлению автопарками. Эксперт международной ИТ-компании IBA Group Ирина Сергеева рассказала, как цифровизация сэкономит бизнесу десятки миллионов долларов.
Крупные предприятия уже взялись за цифровую трансформацию этого направления. По данным аналитиков J'son&Partners Consulting, большинство бизнес-процессов управления транспортом можно оптимизировать с помощью ИТ-решений, чтобы значительно сократить расходы и повысить эффективность работы.
Проблема особенно актуально для крупных казахстанских компаний энергетического сектора, нефтегазовой отрасли, строительных корпораций и логистических операторов, обладающих обширными автопарками. Для таких компаний транспорт — стратегический актив, которым нужно правильно распоряжаться.
Простои, ремонты и перерасход топлива
Компании с большим автопарком сталкиваются с множеством сложных задач и проблем, которые приводят к финансовым потерям, требуют административного ресурса и увеличивают операционные расходы. Например, служебные автомобили в организациях могут простаивать до 4,5 часа в день. Это приводит к тому, что дорогостоящие активы компании большую часть рабочего времени не приносят никакой пользы, а только генерируют расходы на содержание.
Крупные компании с филиальной структурой часто сталкиваются с проблемой неэффективного управления транспортом. Отсутствие единой системы учета приводит к тому, что каждое подразделение контролирует автопарк по-своему. В результате компания не получает целостной картины использования транспортных ресурсов, что существенно снижает эффективность и увеличивает расходы на транспортное обеспечение.
«Рассмотрим конкретный пример энергетической компании с автопарком около 2000 машин разных типов — от легковых автомобилей до строительной техники и специального транспорта для перевозки опасных грузов. Компания состоит из центрального офиса и 11 филиалов, территориально удаленных друг от друга. Проблема в том, что каждый филиал использует свою собственную систему учета транспорта, и они не обмениваются информацией между собой. Это мешает компании эффективно управлять всем автопарком», — делится кейсом эксперт IBA Group.
Особую статью расходов в такой ситуации составляет неконтролируемый расход ГСМ. Без централизованной системы контроля сложно отслеживать реальный расход топлива, сравнивать его с нормативами и предотвращать перерасход. В результате компании сталкиваются с необоснованными затратами на ГСМ, которые могут составлять значительную часть операционных расходов.
Проблемы с транспортным обслуживанием также связаны с отсутствием единой системы учета. Когда техническое обслуживание проводится несвоевременно или, наоборот, слишком часто, компания несет лишние расходы. Без централизованного контроля трудно отслеживать техническое состояние каждого автомобиля, правильно планировать профилактические работы и минимизировать затраты на ремонт.
Ещё одна проблема заключается в сложностях с формированием отчетности. Поскольку филиалы используют разные системы, любая корпоративная отчетность собирается вручную. Экономисты и бухгалтеры обрабатывают данные и отправляют их в центральный офис в виде Excel-файлов. Учитывая разнообразие требуемых отчетов (внутренние отчеты, документы для головной компании, ежеквартальные и годовые формы), этот процесс отнимает много времени и часто приводит к ошибкам.
Главное следствие такого подхода — отсутствие качественной аналитики для принятия управленческих решений. И хотя на рынке существует множество специализированных программных решений для автоматизации управления транспортом вроде SAP EAM, многие компании продолжают полагаться на Excel или заказные программы. Однако они не обеспечивают должного уровня удобства, эффективности и безопасности.
Контроль транспорта и… водителей в единой системе
Для решения этих проблем требуется внедрение специализированных ИТ-систем, которые обеспечат централизованное управление всеми процессами эксплуатации транспорта. Вот какие конкретные задачи могут выполнять такие системы.
Первая задача — создание единого информационного пространства. Это позволяет центральному офису видеть деятельность всех филиалов, а каждому филиалу — отслеживать свою работу в рамках общей системы. При необходимости филиалы могут взаимодействовать друг с другом напрямую, например, при передаче транспортных средств из одного подразделения в другое. Важно, что все операции проводятся в единой системе, без привязки к локальным программным решениям отдельных филиалов.
Вторая задача — централизованное управление данными водителей. Система содержит полную информацию о каждом водителе: водительские удостоверения, медицинские справки, специальные допуски на перевозку опасных грузов и другие необходимые документы.
Важное преимущество — автоматическая проверка документов при формировании путевого листа. Система обращается к базе данных и проверяет срок действия водительского удостоверения, медицинской справки и других необходимых документов, что позволяет предотвратить выход на линию водителя с просроченными документами. Это снижает риски и обеспечивает соблюдение нормативных требований при эксплуатации транспорта.
Третий ключевой аспект — учет автотранспортных средств. Каждое транспортное средство заносится как отдельный объект со своим набором атрибутов: марка, модель, модификация, год постановки на учет, данные о страховках, техосмотрах, нормах расхода топлива. Также при внедрении системы можно внести в базу данные всех комплектующих, а также установить связи между объектами. Важно, что система накапливает информацию о пробегах и наработке не только транспортных средств, но и их ключевых компонентов — шин и аккумуляторов.
“Теперь руководители получают точную информацию о состоянии каждого элемента: нормативном износе шин, оставшемся сроке службы аккумуляторов и других показателях. Это обеспечивает компанию разносторонней статистикой для принятия обоснованных решений по управлению автопарком”, — отмечает Ирина Сергеева.
Взаимодействие в системе построено на основе заявочного принципа. Сотрудники филиалов, которым требуется транспорт для разных задач, создают заявки прямо в единой системе. Автотранспортный цех централизованно получает эти заявки, согласовывает их и распределяет доступный транспорт.
На основе утвержденных заявок формируются путевые листы, отражающие использование техники. После выполнения работ система рассчитывает нормативное потребление топлива с учетом режимов работы транспорта и сравнивает его с фактическим расходом. Это позволяет отслеживать экономию или перерасход топлива. В зависимости от результатов водители получают премии или лишаются их согласно положению о премировании, действующему в компании.
Важным преимуществом является интеграция с системой технического обслуживания и ремонта. Система отслеживает пробеги и планирует техническое обслуживание по установленным нормативам. Таким образом, в единой системе объединены все ключевые аспекты: учет топлива, контроль транспорта и мониторинг работы водителей.
В процессе эксплуатации транспорта система накапливает данные для аналитики и подготовки различных отчетов — как для внутренних корпоративных нужд, так и для государственной отчетности, включая расчет транспортного налога.
В погоне за прозрачностью
Внедрение единой системы приносит компаниям не только прямую экономию средств, но и обеспечивает полную прозрачность внутри всей корпоративной структуры. Руководство получает возможность эффективно перераспределять транспортные ресурсы между филиалами, видеть актуальное состояние каждой единицы техники и планировать профилактические ремонты заблаговременно. Это значительно улучшает взаимодействие между подразделениями, которые раньше работали изолированно и не имели общего представления о ситуации в компании.
«Финансовые руководители особенно заинтересованы в системе, поскольку она позволяет видеть все реальные расходы на транспорт. Принимая решение о внедрении такой системы, высшее руководство должно осознавать её главную ценность — предотвращение ситуаций, когда регулярно ремонтируется относительно новое оборудование, а средства списываются без должного контроля и обоснования», — добавляет эксперт из IBA Group.
Цифровизация автопарка и автоматизация управления им — необходимый шаг для компаний с большим количеством транспортных средств. Она помогает оптимизировать затраты, обеспечить равномерную загрузку техники и предотвратить нецелевое использование. Именно здесь компании часто теряют значительные средства из-за неэффективного управления.
Внедрение систем вроде SAP EAM не только экономит деньги, но и создает единое информационное пространство для всех подразделений. Это улучшает взаимодействие между филиалами и делает все процессы прозрачными. Такие решения особенно важны для предприятий горнодобывающей, строительства и других отраслей с большим парком автотранспортной и специализированной техники.
«Инвестиции в цифровизацию автопарка быстро окупаются за счет прямой экономии на содержании транспорта, более эффективного использования ресурсов и снижения административной нагрузки. И самое главное это приводит к повышению конкурентоспособности бизнеса и его устойчивости в долгосрочной перспективе», — резюмирует Ирина Сергеева.
