Конец года на работе: 6 советов, чтобы убрать лишнее и показать результат
В четвертом квартале нужно завершить проекты, подготовить годовые отчеты и согласовать планы на следующий год. Текущая работа при этом продолжается. Как распределить нагрузку, чтобы закончить дела до праздников? В материале 5 советов от Баян Гидебаевой, начальника службы кадровых ресурсов Fix Price Казахстан.
1. Сверьте приоритеты с руководителем
Соберите список незавершенных задач и обсудите его с руководителем. Определите, что нужно сделать до праздников, что можно перенести на январь, а что уже потеряло актуальность. Договоритесь о приоритетах и сроках. Если на все задачи не хватает времени, обсудите, где можно сократить объем работы или подключить коллег.
«В Fix Price мы учим сотрудников работать с приоритетами. Система SMART помогает определить результат и сроки, матрица „важно/срочно“ — очередность дел. Если планы меняются, руководитель должен объяснить, какие задачи выходят на первый план, а какие могут подождать».
2. Согласуйте сроки с другими командами
К концу года дедлайны нескольких проектов могут совпасть, а значит для их сдачи понадобятся одни и те же дизайнеры, юристы или финансовые специалисты. Прежде чем согласовывать дедлайн проекта, уточните загрузку и отпуска коллег, от которых зависит результат.
Например, если презентация нужна к пятнице, а дизайнер сможет приступить к ней только в четверг, заранее обсудите варианты: готовый шаблон, меньший объем или другой срок.
«Когда офису нужен ответ от магазинов, мы учитываем приемку товара, инвентаризацию и другие задачи на местах. Иначе график будет строиться на предположении, что коллеги свободны».
3. Сократите время на встречи
Если на встречах участники только рассказывают, что сделали, предложите обновлять эту информацию в трекере или чате. Для созвонов, требующих обсуждения или принятия решений, договоритесь о правилах:
- В приглашении должна быть конкретная цель: выбрать подрядчика, согласовать бюджет, собрать идеи для запуска.
- Вводные для встречи соберите в общем документе: факты, варианты решения и вопросы. В идеале этот документ нужно показать коллегам до встречи, чтобы на самой встрече они не тратили время на его изучение.
- Решения запишите: что делаем, кто отвечает и к какому сроку. Если решение не принято, укажите, чего не хватило и кто это выяснит.
4. Выберите обучение под текущую задачу
«Сейчас разгребусь и начну» — так обучение постоянно уступает место срочным задачам. В итоге работа выполняется привычным способом, а свободного времени не прибавляется.
Выберите навык, который поможет с задачами до конца года. Например, если вручную объединяете однотипные таблицы, освойте Power Query в Excel. После настройки данные можно обновлять без повторного копирования. Оцените, сколько времени потребуется на обучение и проверку и сколько оно сэкономит на оставшихся задачах. Обсудите это с руководителем и включите обучение в рабочий план.
«Бизнесу тоже выгодно, чтобы люди осваивали новое. В Fix Price мы считаем обучение вкладом в работу всей команды. Если сотрудник меньше времени тратит на рутину, то коллеги быстрее получают результат. Хороший шаблон или инструкция пригодятся другим подразделениям».
5. Оставьте время на правки и непредвиденные задачи
Если неделя плотно расписана, внезапные задачи и правки могут занять вечера. Оставляйте в календаре незанятые промежутки и в конце недели проверяйте, на что они ушли. Повторяющиеся задачи включайте в план — например, доработки документа после проверки. Если работу нужно сдать до праздников, заранее согласуйте, когда коллеги смогут ее проверить.
«Если магазины постоянно обращаются в офис с одним вопросом, мы разбираемся в причинах. Возможно, не хватает инструкции или в процессе есть неудобный шаг. Тогда мы устраняем причину, вместо того чтобы каждый раз тратить время на последствия».
Перед уходом на праздники проверьте список задач. По завершенным передайте результат, по перенесенным обсудите с руководителем новый срок и следующий шаг.
6. Для тех, кто идет к повышению: обсудите карьерные планы на следующий год
Соберите примеры своего вклада за год и покажите руководителю. Например, что предложили, организовали, какую проблему решили. Обсудите дальнейшие шаги.
Если интересует управление проектами, предложите на следующий год взять небольшой участок работы: согласовать сроки с участниками, отслеживать задачи и довести результат до сдачи. Договоритесь, как совместите это с основной работой и когда обсудите результат.
«У нас попробовать новое можно внутри компании, например, в проекте другой команды. Вы поймете, нравится ли вам работа, а руководитель увидит, что получается. Главное, потом вернуться к разговору о развитии».
