Цифровизация экономикообразующих отраслей давно не новость, и на сегодняшний день автоматизация привычных рабочих процессов становится необходимостью. На базе кейсов компании “Синтека” эксперт Мария Горелова поделится опытом эффективного внедрения современного IT-продукта в строительные компании.
Процесс цифровизации вызывает множество споров и опасений, связанных с его относительной сложностью и не очевидной на первый взгляд эффективностью. В этой статье речь пойдёт о внедрении программного продукта в устоявшийся процесс строительства на примере готового IT-решения компании «Синтека».
Внедрение IT-решения в отлаженные бизнес-процессы проходит в несколько этапов:
Покупка;
Внедрение;
Обучение;
Применение.
Покупка.
Решение о покупке IT-решения для строительства принимает руководитель компании, иногда принимая во внимание мнение отдела снабжения, но чаще – единолично. В конце концов, именно в руках руководителя находятся финансовые активы и полные сведения о функционировании бизнеса.
Внедрение.
Внедрение нового IT-решения требует присутствия руководителя компании, снабженца и представителя отдела ПТО. Исходя из опыта работы представителей компании «Синтека», первая встреча проходит, как правило, по одному из двух возможных сценариев:
Оптимистичный, он же – фантастический. Все слышали о программе, хотят поскорее её установить, чтобы работать быстрее и эффективнее. Все друг другу помогают, и программа устанавливается за три часа. Так бывает крайне редко.
Реалистичный. Снабженец сразу говорит о том, что никакая программа ему не нужна, он 10 лет создавал свою собственную систему закупок, у него гигабайты совершенных экселевских табличек и никакой софт ему не нужен, и вообще, просит не мешать ему работать. Тут многое зависит от воли директора и его понимания необходимости автоматизировать процесс. Прохождение первого этапа согласования занимает от нескольких часов до нескольких дней, но в итоге снабженец соглашается попробовать новый продукт.
«Сразу становится понятно, есть ли в компании злоупотребления со стороны отдела снабжения, и присутствует ли конструктивное недоверие к новому для компании IT-продукту, - отмечает Мария Горелова, директор по работе с клиентами компании «Синтека». - Поведение сотрудников всегда красноречиво. В обоих случаях задача нашей команды максимально подробно показать возможности программы и развернуть «Синтека», научив всех участников цепочки закупок эффективно её использовать. Мы ограничены во времени, поэтому постоянно оттачиваем скорость и удобство внедрения «сложных связок». Нередки случаи, когда на старте снабженец категорически против продукта, а уже через пару дней даёт позитивную обратную связь. Мы приходим в компанию не изобличать, а налаживать работу. Зачастую многие ошибки в снабжении допускаются не по злому умыслу, а от недостатка информации и понимания современных возможностей программного обеспечения».
Также на этапе внедрения происходит настройка баз данных. Внесение данных об остатках, закупках, которые были проведены ранее, отдел внедрения программы берёт на себя. После чего система готова к работе.
«Внедрение продукта занимает в среднем 20 часов, но есть специфика региона: например, в Петербурге и в Москве компании работают быстро, время все экономят, договоренности стараются выполнять сразу, в отдаленных же регионах ситуация может быть несколько иной. Поэтому, мы всегда изучаем максимум информации и о городе, в который отправляемся, и о самой компании. Наша задача не просто внедрить сложное IT-решение, но и не нарушить устоявшийся уклад жизни конкретной компании. Нам это всегда удавалось, несмотря на то, что ритм жизни в столицах и в городах с разницей во времени в несколько часов принципиально разный», - делится опытом Мария Горелова.
Обучение.
Первой обучение проходит команда офиса, изучая возможности программы. Далее следует встреча с прорабами. Работа с людьми «на земле» крайне важна: ранее они просто писали или звонили снабженцу, теперь же им необходимо открыть приложение и внести все материалы для закупки самостоятельно. Однако, благодаря программе, им доступна информация об этапе обработки их заявки: принята ли она в работу, согласована ли оплата. С этого момента они – не просители, а полноценные участники строительства.
«На встречах с прорабами мы зачастую сталкиваемся с похожим набором возражений: у меня кнопочный телефон, не смогу установить приложение! Приема сотовой сети нет, работа встанет? - рассказывает Мария. - Все эти вопросы решаются вовлеченностью в процесс директора, который доступно разъясняет сотрудникам необходимость наличия смартфона у руководителя строящегося объекта и принципиальные плюсы, открывшихся возможностей при контакте с головным офисом».
Применение.
Итак, всё настроено: прорабы отправляют заявки, снабженцы получают лучшие цены, директор в приложении согласовывает выставленные счета, бухгалтерия проводит оплату, автоматизация взаимодействий завершена. Но работа отдела внедрения на этом не заканчивается. Специалисты остаются на связи, так как в процессе работы могут возникнуть дополнительные вопросы и пожелания по адаптации программы для конкретной компании, поэтому те «внедренцы», которые разворачивали продукт, закрепляются за клиентом.
